Datenschutzerklärung

1. Überblick

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch dieser Website verarbeitet werden, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen zustehen. Personenbezogene Daten sind alle Angaben, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können, zum Beispiel Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse oder die IP-Adresse Ihres Geräts (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

Diese Website setzt keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein, bindet keine Inhalte externer Anbieter ein und verwendet keine Cookies. Die Terminbuchung über Calendly erfolgt auf einer separaten Seite des Anbieters (Ziffer 7).

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Jannik Süß, Steuerberater
Steuerberatung Jannik Süß
Blumenstraße 2–4, 40212 Düsseldorf
Telefon: 0171 3294531
E-Mail: kanzlei@steuerberatung-suess.com

3. Hosting und Server-Logdateien

Diese Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, gehostet. Die Server befinden sich in der Europäischen Union. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website werden technisch bedingt folgende Daten in Server-Logdateien verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und -version sowie Betriebssystem.

Diese Daten sind erforderlich, um die Website auszuliefern sowie ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website. Die Logdaten werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nach kurzer Zeit automatisch gelöscht oder anonymisiert. Näheres ergibt sich aus der Datenschutzerklärung von IONOS: www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung.

4. Verschlüsselung

Diese Website nutzt eine TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen die verschlüsselte Verbindung an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers. Daten, die Sie über die Formulare an uns senden, können dadurch nicht von Dritten mitgelesen werden.

5. Cookies, Schriften und externe Dienste

Wir setzen keine Cookies und keine vergleichbaren Technologien ein, die Informationen auf Ihrem Endgerät speichern oder auslesen. Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist daher nicht erforderlich.

Die verwendeten Schriftarten (Manrope, Source Serif 4) sind lokal auf unserem Server gespeichert. Beim Aufruf der Website wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Drittanbietern hergestellt.

Links auf externe Websites, etwa zur Bundessteuerberaterkammer, sind reine Verweise. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, werden Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen; für dessen Verarbeitung gilt die Datenschutzerklärung des Anbieters.

6. Anfrage für ein Kennenlerngespräch

Im Bereich „Kennenlerngespräch anfragen“ wählen Sie zunächst auf unserer Website Ihren Anlass, gegebenenfalls ein Thema, Ihre Praxisform und Ihre Fachrichtung. Diese Auswahl wird nicht auf unserem Server gespeichert. Erst wenn Sie auf „Termin auswählen“ klicken, wird sie als Teil des Links an Calendly übergeben (Ziffer 7). Bitte geben Sie keine Gesundheits- oder Patientendaten an.

7. Terminbuchung über Calendly

Für die Buchung eines Kennenlerngesprächs nutzen wir den Terminbuchungsdienst Calendly der Calendly LLC, 115 E Main St, Suite A1B, Buford, GA 30518, USA. Calendly ist nicht in unsere Website eingebettet. Der Dienst wird erst aufgerufen, wenn Sie auf „Termin auswählen“ klicken; dann öffnet sich die Buchungsseite von Calendly in einem neuen Tab.

Ihre zuvor auf unserer Website gewählten Angaben (Anlass, gegebenenfalls Thema, Praxisform und Fachrichtung) werden dabei als Teil des Links an Calendly übergeben und dort vorausgefüllt. Zusätzlich übermitteln wir eine Kennung der Seite, über die Sie die Buchung gestartet haben (z. B. „startseite“ oder der Name eines Fachbeitrags), damit wir nachvollziehen können, welche Inhalte unserer Website zu Terminanfragen führen. Diese Kennung enthält keine Angaben zu Ihrer Person. Auf der Buchungsseite geben Sie außerdem Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und auf Wunsch weitere Hinweise an und wählen einen Termin. Calendly verarbeitet dabei zusätzlich technische Daten wie IP-Adresse und Browserinformationen. Sie erhalten eine Terminbestätigung und gegebenenfalls eine Erinnerung per E-Mail. Der gebuchte Termin wird mit Ihren Angaben automatisch in unseren Microsoft-Kalender übertragen (Ziffer 8).

Zweck ist die Vereinbarung und Durchführung des Kennenlerngesprächs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Calendly besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dabei werden Daten in die USA übermittelt; die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 45, 46 DSGVO).

Die Angaben sind freiwillig; ohne Name und E-Mail-Adresse ist eine Terminbuchung jedoch nicht möglich.

Für Cookies und weitere Verarbeitungen auf der Buchungsseite von Calendly gilt die Datenschutzerklärung von Calendly: calendly.com/legal/privacy-notice. Wenn Sie Calendly nicht nutzen möchten, erreichen Sie uns jederzeit per E-Mail oder Telefon.

8. Microsoft 365: E-Mail, Kalender und Videogespräche

Für unser E-Mail-Postfach, unseren Kalender und Videogespräche nutzen wir Microsoft 365, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. E-Mails, die Sie an uns senden oder die über die Formulare dieser Website an uns übermittelt werden, sowie gebuchte Termine werden dort gespeichert.

Das Kennenlerngespräch und spätere Besprechungen führen wir auf Wunsch per Video über Microsoft Teams. Den Teilnahme-Link erhalten Sie mit der Terminbestätigung; für die Teilnahme ist kein Microsoft-Konto erforderlich.

Bei Videogesprächen verarbeitet werden insbesondere Ihr angezeigter Name, gegebenenfalls Ihre E-Mail-Adresse, Bild- und Tonübertragung während des Gesprächs sowie technische Verbindungs- und Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt und Dauer). Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden; sie stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Weitere Informationen: privacy.microsoft.com. Alternativ ist ein Telefongespräch möglich.

9. Angaben zur Vorbereitung Ihres Angebots

Nach einem Kennenlerngespräch erhalten Sie von uns auf Wunsch einen Link zu einem weiteren Formular. Dort können Sie Angaben zu Ihrer Praxis machen, etwa Anzahl der Inhaber, Beschäftigte, ungefährer Jahresumsatz, Stand der Buchführung, bisherige Betreuung, gewünschter Start und offene Altjahre, jeweils auch mit „keine Angabe“ oder „noch offen“.

Wir verwenden diese Angaben, um Ihnen ein passendes schriftliches Angebot zu erstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angaben werden nach dem Absenden über den Webserver bei IONOS per E-Mail an unser Kanzleipostfach bei Microsoft 365 (Ziffer 8) übermittelt und dort gespeichert; eine Speicherung in einer Datenbank auf dem Webserver findet nicht statt.

Die Angaben sind freiwillig; ohne sie können wir Ihnen jedoch kein passendes Angebot erstellen.

10. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag abzielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung Ihrer Anfrage. E-Mails werden in unserem Postfach bei Microsoft 365 gespeichert (Ziffer 8).

11. Kontakt über WhatsApp

Auf unserer Website finden Sie Links, über die Sie uns per WhatsApp schreiben können. WhatsApp ist nicht in unsere Website eingebettet: Beim Aufruf unserer Seiten werden keine Daten an WhatsApp übertragen. Erst wenn Sie einen WhatsApp-Link anklicken, öffnet sich WhatsApp bzw. die Website von WhatsApp mit unserer Nummer und einem vorausgefüllten Text, den Sie vor dem Absenden ändern oder löschen können.

WhatsApp ist ein Dienst der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, einem Unternehmen der Meta-Gruppe. WhatsApp verarbeitet dabei insbesondere Ihre Telefonnummer, Ihren Profilnamen, die Nachrichteninhalte (Ende-zu-Ende-verschlüsselt) sowie Metadaten wie Zeitpunkt der Kommunikation und Geräteinformationen. Diese Verarbeitung erfolgt durch WhatsApp in eigener Verantwortung; eine Übermittlung von Metadaten in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Weitere Informationen: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Wir verarbeiten Ihre Nachricht und Ihre Telefonnummer, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag abzielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung Ihrer Anfrage auf dem von Ihnen gewählten Weg.

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Bitte senden Sie uns über WhatsApp keine Gesundheits- oder Patientendaten, Steuerunterlagen oder andere vertrauliche Informationen. Für die weitere Kommunikation nach einem Erstkontakt nutzen wir E-Mail, Telefon oder Microsoft Teams (Ziffer 8). Sie erreichen uns jederzeit auch ohne WhatsApp per E-Mail oder Telefon.

12. Bewerbungen

Bewerbungen nehmen wir per E-Mail entgegen. Wir verarbeiten die übermittelten Daten, insbesondere Kontaktdaten, Angaben zu Ausbildung und beruflichem Werdegang sowie Ihre Unterlagen, ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, löschen wir Ihre Unterlagen sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, soweit keine längere Aufbewahrung zur Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine längere Speicherung für künftige Stellen erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.

13. Empfänger und Drittlandübermittlung

Im Zusammenhang mit dieser Website geben wir Ihre Daten nur an folgende Auftragsverarbeiter weiter: IONOS (Hosting und Versand der Formular-E-Mails, Server in der EU), Calendly für die Online-Terminbuchung (Ziffer 7) und Microsoft für E-Mail, Kalender und Videogespräche (Ziffer 8). Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeitet WhatsApp Ihre Daten in eigener Verantwortung (Ziffer 11). Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union ist nur im Rahmen der Dienste von Calendly und Microsoft möglich.

Die Verarbeitung von Daten im Rahmen eines Mandats, etwa die Übermittlung an Finanzbehörden, erläutern wir gesondert in unseren Mandanteninformationen.

Als Steuerberater unterliegen wir zudem der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht (§ 57 Abs. 1 StBerG).

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Anfragen, aus denen kein Mandat entsteht, löschen wir spätestens sechs Monate nach Abschluss der Korrespondenz. Kommt ein Mandat zustande, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach Handels- und Steuerrecht sowie nach dem Steuerberatungsgesetz.

15. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an kanzlei@steuerberatung-suess.com.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

17. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.